تعريف الاجتماع : الاجتماع لقاء بين شخصين أو أكثر يتم فية بث أفكار أو عواطف.
عناصر التعريف هي :
1) اللقاء بين شخصين أو أكثر ( ويغفل أسلوب التلاقي ) وعلى هذا يمكن أن يكون اللقاء عن طريق الهاتف أو البث التلفزيوني أو غيرها .
2) بين شخصين أو أكثر فأقل عناصر الاجتماع اثنان وأكثرها غير محدد .
3) بث الأفكار والعواطف فلا بد من الأخذ أو العطاء فمجرد كون شخصين أو أكثر يلتقيان دون بث الأفكار أو العواطف لا يسمى اجتماعاً بالاصطلاح .
أنواع الاجتماعات :
هناك الكثير من التعاريف لأنواع الاجتماعات ، ويتعلق نوع الاجتماع تعلقاً شديداً بالهدف – أو الأهداف – الموضوعة :-
أولاً : من حيث العدد : هناك الاجتماع الثنائي ، الثلاثي ، المتوسط ، الكبير .
ثانياً : من حيث المشروعية : هناك المشروع ، وغير المشروع .
ثالثاً : من حيث الرسمية : هناك الرسمي ، وغير الرسمي .
رابعاً : من حيث حقوق التصويت : هناك الاجتماع المتساوي ( حيث يخصص لكل مشترك صوت واحد ) والاجتماع المتفاوت ، والاجتماع المخطط ( حيث يوجد مشتركون يصوتون وآخرون ليس لهم حق التصويت .
خامساً : من حيث اتخاذ القرار : هناك الاستشاري ، والتقديري، والمختلط .
سادساً : من حيث أسلوب التعامل هناك الاجتماع الغوغائي ( الأكثرية الصاخبة هي المقرر والاجتماع الاستبدادي ( سؤال من يخالف ؟ مع التلويح بالقبضة ) والاجتماع العسكري ( الرتبوي ) الاجتماع الطاولة المستديرة ، والاستفساري ، والتفسيري والاقناعي ، والتأهيلي ، والتدريبي ،والعلمي .
سابعاً : من حيث العلنية هناك الاجتماع العلني ، والسري ،والمغلق ، والمفتوح .
ثامناً : من حيث المظهر العام هناك المحاضرة، الدرس ، الوعظ ، الاجتماعات ، الجماهيرة ( الخطابية ، الاحتفالات الرسمية) الاجتماعات العائلية ، الحفلات .
تاسعاً : من حيث الطوعية هناك الاجتماع الطوعي ، الاجتماع القسري .
خطوات عقد الاجتماعات :
أولاً : ما يعمله مدير الاجتماع قبل الاجتماع :
1- حدد الموضوعات في جدول الأعمال .
2- حدد موعد الاجتماع .
3- حدد يوم الاجتماع وبدايته وزمنه ونهايته والالتزام بذلك .
4- حدد مكان الاجتماع .
5- ضع جدول الأعمال وزود الأعضاء بصورة منه .
6- زود أعضاء الاجتماع ببعض أوراق العمل الخاصة بالاجتماع والنشرات واللوائح والكتيبات أو المقاولات وغير المتعلقة بالاجتماع .
7- هيئ مكان الاجتماع بالإضاءة والتكييف والتهوية الجيدة .
8- وفر مستلزمات الكتابة من ورق وأقلام وغيرها لكل عضو من المجتمعين .
9- وفر بعض المرطبات والمناديل والماء لكل عضو من المجتمعين .
ثانياً : ما يعمله مدير الاجتماع أثناء الاجتماع :
1- حدد زمناً للتعبير عن وجهة نظر كل عضو يرغب في ذلك .
2- لا تنقد الأعضاء نقداً ذاتياً .
3- احترم الرأي المخالف لأي عضو .
4- أمنع نقد الأعضاء بعضهم لبعض أو تجريح بعضهم بعضاً .
5- كلف مقرر للاجتماع يقوم بتسجيل الأفكار والمقترحات الجيدة والمداخلات .
6- لا تصوت علي أي قرار إلا في حالة التساوي وبعد الانتهاء من التصويت من جميع الأعضاء .
7- احرص على زمن الاجتماع ووزعه على ما تضمنه جدول الأعمال.
8- لا تتشاغل أثناء طرح الأعضاء لأفكارهم .
9- أطلب رأي العضو الذي لا يشارك .
10- أحرص على أن تكون القرارات جميعها مما يمكن تطبيقها وفقاً للإمكانيات المادية والبشرية وأن تلبي احتياجات الفرقة ومنسوبيها .
11- أجل الاجتماع الذي لم يحضره نصف الأعضاء للتصويت عليها
حتى لا يتعرض القرار إلى الإلغاء
12- اطرح الموضوع للنقاش ثم اترك فرصة كافية لإبداء الآراء ثم يطرح للتصويت عليه .
13- لخص الآراء والأفكار والمناقشات من وقت لأخر .
14- امنع تداخل المناقشات وانصراف بعض الأعضاء إلى مناقشات جانبية أو الحديث في موضوعات خارجية عن موضوع الاجتماع .
15- حول المواضيع التي تحتاج إلى دراسة مستفيضة إلى لجنة فرعية واعرض ما توصلت إلية في اجتماع قادم .
ثالثاً : ما يعمله مدير الاجتماع بعد الاجتماع :-
1- اطلع على محضر الاجتماع .
2- احذف الإضافات التي أضيفت على المحضر بدون علم الأعضاء أن وجدت .
3- عدل صياغة القرارات التي تم التوصل إليها في المجلس إذا اقتضى الأمر ذلك لتكون جيدة ومختصرة ومفيدة .
4- اكتب المحضر بوضوح .
5- اطلب توقيع المحضر في الأسفل من الأعضاء .
6- شكل لجنة لمتابعة تنفيذ قرارات الاجتماع .
7- اعلم أن رأي الأعضاء مجتمعين هو الرأي الأصح وأن كنت مخالفاً له قبل إقراره .
نجاح الاجتماعات :
إن معيار نجاح الاجتماع هو الوصول إلى أهدافه الموضوعة ( المعلنة ، أو غير المعلنة ) بصورة مباشرة أو غير مباشره .


تحديد الأهداف :
لكي لا تكون الاجتماعات فاشلة ومضيعة للوقت وعديمة المردود ... ولكي يصل المجتمون إلى النجاح فلا بد من تحديد الأهداف قبل إقامة الاجتماع والذي يحدد أهداف الاجتماع قد يكون مدير الاجتماع أو الراعي إليه أو المشترك أو يكون لكل منهم هدف يريد الوصول إلية عن طريق الاجتماع .
وهناك أنواع متعددة لأهداف الاجتماع منها :
1- الأهداف المشروعة وغير المشروعة .
2- الأهداف المادية وغير المادية .
3- الأهداف الأخلاقية .
4- الأهداف الجزئية والنهائية .
5- رسائل بمثابة أهداف .
وكذلك يمكن ذكر نماذج مختلفة من أهداف الاجتماعات على سبيل المثال :
- إلقاء أمر رسمي أو تفسيره أو شرحه .
- فرض صيغة لمفهوم ما أو تصرف معين .
- تقديم تقرير عن فترة ماضية أو تقديم خطة لفترة قادمة .
- الحصول على تأييد الاقتراح أو الوصول إلى رأي مشترك للأكثرية لاتخاذ قرار .
صفات الاجتماع الناجح :
1- تحديد متابعة خطة العمل حتى الاجتماع القادم .
2- الاحتواء على أفكار جديدة .
3- الاحتواء على معلومات جيدة .
4- تدريب المشتركين بطريقة غير رسمية .
5- تقديم الشكر للمشتركين .

صفات المدير الناجح للاجتماع :
إضافة إلى صفات التفوق الإنساني كالذكاء وسرعة البديهة واللباقة وحسن التصرف وأتساع الأفق وكثرة المعلومات ... الخ والتي يتوفر للمدير منها الكثير أو القليل فإن هناك صفات يجدر بالمدير إن يتحلى بها لنجاح الاجتماع ونجاح إدارته وهي :-
1- كسب احترام المشتركين وثقتهم في حسن إدارتك .
2- وضوح الهدف من الاجتماع في ذهنه .
3- الحياد وعدم إبداء الرأي الشخصي ( طوال مدة إدارته للاجتماع )
4- معرفة معلومات عن نوع العمل الذي يقوم بع المشتركون ومشاكلهم .
5- وضوح اهتمامه بالمشتركين واحترامه لهم .
6- وضوح كلامه وفصاحة لهجته .
7- توجه المناقشات إلى موضوع الاجتماع وتسير إلى أهدافه .
8- السعي لتنمية مقدرته في الإقناع .
9- إشراك جميع الحاضرين في المناقشة أو إعلان الرأي .
10- قوة توجيه الأسئلة ( وهي تنتج عن التدريب )
11- تجنب الأسئلة التي جوابها ( لا أو نعم ) عندما يهدف إلى إثارة المناقشة .
12- إشاعة جو المرح والارتياح .
13- الحزم في غير الشدة .
14- التوصل إلى معرفة آراء المشتركين بالكلام المعروض وليس براية الشخصي .

 الموضوع الأصلي : تعريف الاجتماعات الكشفية  المصدر : مُنتَدَيَاتْ صُـوتــْ بَــلَــدْنََــا

______________________________________________________

 الموضوع الأصلي : تعريف الاجتماعات الكشفية  المصدر : مُنتَدَيَاتْ صُـوتــْ بَــلَــدْنََــا

______________________________________________________

 الموضوع الأصلي : تعريف الاجتماعات الكشفية  المصدر : مُنتَدَيَاتْ صُـوتــْ بَــلَــدْنََــا

______________________________________________________